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智能档案贵港港南密集柜由硬件和软件两大部分组成，可以实现从档案的生产，入盒，上架，下架，借阅，归还，销毁等环节的一个闭环管理，同时这些过程完整的记录在系统数据库中，实现档案全生命周期的管理。方便，快捷，提高工作效率系统实现了从档案的产生，入盒，上架，下架，借阅，归还，销毁等环节的一个闭环管理，同时这些过程完整的记录在系统数据库中，实现档案全生命周期的管理，为工作人员查找档案提供了方便，节省了时间，提高了工作效率。
智能档案贵港港南密集柜基于自动定位、简单操作、自动查找、智能收纳、符合人体工程学的声光电提示的半自动的档案管理柜，可以做到“鼠标一点，找到档案”适合应用于随书档案的管理，实现智能化档案管理。
随着技术的发展，贵港港南密集柜还分为：手动型贵港港南密集柜，电动型贵港港南密集柜，电脑智能形贵港港南密集柜。引电脑智能形贵港港南密集柜与手动型贵港港南密集柜、电动型贵港港南密集柜相比， 的好处在于：
1.智能型贵港港南档案贵港港南密集架及集成管理系统。由一套管理软件进行控制管理。实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及贵港港南密集架内温湿度的管理控制。
2.无序存放，有序管理，高度智能化。在整个档案存取的过程中，具有主控电脑与贵港港南密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列贵港港南密集架终端，并每列相关液晶显示屏一清晰显示，并发出提示信号，档案员可根据提示信号择优进行存取工作；在存/取档过程中贵港港南密集架终端将相关信息发送给主控电脑。在档案存放（还库）时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，提高工作效率，达到高度智能化。
3.温湿度智能管理模块。智能系统与设备的智能控制，无需人工记录温度湿度，无需人工开、关空调、除湿机。实现自动控制、记录温湿度；并自动提示贵港港南密集架内、外温度湿度；小空间的温度湿度达标。
4.每列贵港港南密集架必须装有一台液晶显示屏，显示与本列密集相关的信息。
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